Compliance hos ERV Nordic

Compliance Management Systemet hos ERV Nordic forfølger en række mål:

• At sikre overholdelse af lovbestemte og interne regler samt dem, der pålægges af regulerende myndigheder, der er relevante for vores forretning
• At undgå risici i forbindelse med ansvar, strafforfølgning og virksomhedens omdømme og styrende organer (fx direktion, bestyrelse) og medarbejdere, og
• At beskytte kundernes interesser i overensstemmelse med vores krav "At forsikre er at forstå".

ERGO's Compliance System styres af den lokale Compliance Funktion (Mette Skriver Have og Judith Nielsen Marchl). Compliance funktionen rapporterer direkte til direktionen i ERV Nordic og med en prikket linje til bestyrelsen for ERV Nordic samt ERGO Compliance. 

Munich RE Code of Conduct

Munich RE Code of Conduct for alle lønmodtagere, ledende medarbejdere, medlemmer af direktionen og bestyrelsen i ERV Nordic giver vejledning til juridisk upåklagelig adfærd baseret på etiske principper.
Læs mere >> 

Whistleblowing Portal

Angiv overtrædelser af love eller regler i ERGO Code of Conduct.

Hvis du bliver opmærksom på en overtrædelse af loven eller en væsentlig overtrædelse af reglerne i Munich Re Code of Conduct, kan du rapportere dette til os her.

Du kan også gøre dette helt anonymt. I så fald skal du overholde sikkerhedsinstruktionen i Whistleblowing Portal.
Whistleblowing Portal >> 

Compliance Management System

Porteføljen med ansvarsområder af ERV Nordics Compliance funktion omfatter systematisk risikoanalyse og løbende forbedring af Compliance reglerne samt uddannelse og rådgivning af kolleger og identifikation af overtrædelser.

Opgaverne i ERV Nordic Compliance funktion omfatter:

1. Risikovurdering: Systematisk identifikation og analyse af relevante risici;
2. Early Warning: Definering og løbende forbedring af compliance regler og normer;
3. Rådgivende: Informering, træning og rådgiving af medlemmer af bestyrelsen, personale og salgspartnere;
4. Overvågning: Overvågning af overholdelse af forskrifter samt identifikation af brud.

ERV Nordics Compliance Funktion udfører disse opgaver på vegne af Europæiske Rejseforsikring A / S, herunder Europeiska ERV Filial. Derudover forbliver ERV Nordics Compliance funktion i tæt kontakt med compliance teamet hos vores moderselskab ERGO Group AG.

Risikovurdering

Kernen i Compliance Management Systemet er en systematisk og omfattende risikovurdering, og resultaterne danner grundlag for aktiviteterne i ERV Nordics Compliance Funktion.
ERV Nordics Compliance funktion vurderer de relevante risici i de enkelte forretningssegmenter efter en ensartet metode og involverer de respektive eksperter og ansvarlige i virksomheden.

Risikovurderingen omfatter følgende trin:

1. Udvikling af risiko scenarier
2. Kontrol af virksomhedsenheder eller forretningsprocesser, hvor disse risici kan opstå
3. Vurdering af mulige indvirkning og sandsynligheden herfor
4. Specifikationer for, om der kræves handlinger, og i så fald hvilke foranstaltninger, der kræves ud over dem, der allerede er på plads

Risikovurderingen udføres mindst en gang om året og ad hoc hvor det er nødvendigt. ERV Nordics direktion meddeles løbende om resultaterne og eventuelle større ændringer. 

Early Warning

Overholdelse af love og regler i Danmark og Sverige er selvfølgelig obligatorisk for alle medarbejdere såvel som overholdelse af virksomhedens standarder. Det er kun på den måde, at ERV Nordic på lang sigt kan undgå økonomiske, ansvarlige og omdømme-risici.

En af de vigtigste regler er i Munich RE Code of Conduct, som fastslår krav til alle lønmodtagere, ledende medarbejdere, medlemmer af bestyrelsen og direktionen i ERV Nordics etiske adfærd og blev senest opdateret i 2018.

Derudover er der regler for forskellige emner. Eksempel:
The Guideline on Conflict of Interests and Incentives, der angiver reglerne for udbud, planlægning, indkøb og tilrettelæggelse af incitamenter til internt personale og salgsstyrker.

ERGO Group AG arbejder løbende på at udvikle successive minimumsstandarder, som skal implementeres lokalt i overensstemmelse med lokal lovgivning.

Alle normer, der gælder for ERV Nordic, gennemgås regelmæssigt og opdateres, hvor det er nødvendigt. Senest godkendte versioner og yderligere oplysninger findes på vores interne Nordic Norms Site. 

Rådgivende

Information, træning og rådgivning

Regelmæssig kommunikation om compliance-emner er en vigtig del af vores Compliance Management System og øger medarbejdernes bevidsthed og styrker dermed kulturen omkring overholdelse i organisationen. Dette opnås gennem interne kommunikationskanaler som intranet eller e-mails samt regelmæssige træningsarrangementer. De seneste opdaterede normer er altid tilgængelige på vores interne Nordic Norms Site.

Regelmæssige træningssessioner formidler overholdelsesmålene og hjælper med at opnå standardiseret fælles forståelse. Deltagelse er obligatorisk for medarbejdere, ledende medarbejdere og medlemmer af direktionen, både internt og i salgsstyrker.

Uddannelse omfatter online moduler samt ansigt til ansigt træningssessioner, hvor ERV Nordics Compliance Funktion informerer hele personalet eller medlemmer af bestyrelsen og ledelsen direkte. De fungerer som multiplikatorer og videregiver det relevante indhold, der er omfattet af træningsmaterialerne til deres hold.

Vores bestyrelsesmedlemmer og alle ledende medarbejdere, der arbejder internt, har fået træningen inden for Compliance-emner i 2017. Træningssessioner for nye medarbejdere foregår kvartalsvis, der skiftes mellem træningssessioner i Danmark og Sverige.

Overvågning

Identifikation og håndtering af overtrædelser

Overtrædelse af lovbestemmelser eller Munich RE Code of Conduct regler samt interne normer tolereres ikke hos ERV Nordic, de vil blive afklaret og straffet efter behov. Hver hændelse vurderes individuelt og sanktioneres afhængigt af omfanget af overtrædelsen. Der foretages også kontrol med, om normer eller processer i selskabet skal ændres.

Overtrædelser identificeres på forskellige måder. Bortset fra regelmæssige henvendelser fra internt personale og salgsstyrker i Danmark og Sverige, kan ERV Nordics medarbejdere, der ønsker at rapportere overtrædelse af love eller andre alvorlige brud, kontakte ERV Nordics Compliance Funktion eller ERGO Compliance fortroligt.

Derudover rapporterer ERV Nordics Compliance funktion om relevante arrangementer til ERGO Compliance hvert kvartal. Disse omfatter større tilfælde af svig og overtrædelser af overholdelse, tilsynsmæssige emner og væsentlige overtrædelser af gældende regler. Rapporterne vurderes af ERGO Compliance og forfølges derefter af de ansvarlige enheder.

Medarbejdere, der ikke ønsker at kontakte ERV Nordics Compliance funktion eller ERGO Compliance direkte, kan kontakte en uafhængig ekstern ombudsmand, der også er forpligtet til at opretholde streng fortrolighed.

Foranstaltninger

Overtrædelse af lovbestemmelser, Munich Re Code of Conduct eller andre interne regler tolereres ikke hos ERV Nordic, de vil blive afklaret og straffet efter behov.

Vi er overbeviste om, at langt størstedelen af vores medarbejdere og salgsagenter fungerer eksemplarisk. Dog kan selv det bedst mulige sæt af regler ikke stoppe tilfælde af forseelse fra at finde sted. Og til trods for omfattende revision og overvågning, vil vi ikke altid kende til alle klager med vores firma.

Men vi vil følge op på alle beviser for misligholdelse, som vi bliver opmærksomme på angående vores firma. Relevante sager vil blive vurderet individuelt og vil blive sanktioneret i overensstemmelse med omfanget af brud på reglerne.